所謂往來賬，就是企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的應(yīng)收賬款、預(yù)付賬款、其他應(yīng)收款、應(yīng)付賬款、預(yù)付賬款、其他應(yīng)付款等，是企業(yè)資產(chǎn)和負(fù)債的重要組成部分。

　　往來賬是否準(zhǔn)確直接決定了企業(yè)財(cái)報(bào)真實(shí)性，往來賬的不準(zhǔn)確必定造成財(cái)報(bào)的失真。因此，往來賬的清理工作也是會(huì)計(jì)年終工作必做事項(xiàng)之一。

　　一成立往來賬清理的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和工作小組

　　往來賬清理牽涉面比較廣，且有時(shí)直接牽涉到一些部門或個(gè)人利益，僅僅單憑財(cái)務(wù)部門是很難完成的。因此，作為財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人應(yīng)草擬一份往來賬清理的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)名單，并報(bào)請(qǐng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。成立往來賬清理工作的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)目的在于減小在清理工作中其他部門或個(gè)人不配合等工作阻力，因此一般應(yīng)有公司負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)等參與，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)往來賬清理的日常事務(wù)工作。

　　為將清理工作具體落實(shí)到實(shí)處，應(yīng)成立由財(cái)務(wù)部牽頭跨部門的工作小組，共同完成清理工作，銷售部門與采購(gòu)部門是工作小組的重點(diǎn)參與部門。

　　二制定清理工作方案并下發(fā)往來賬清理工作的通知

　　為順利完成往來賬的清理工作，財(cái)務(wù)部門應(yīng)結(jié)合公司的實(shí)際情況，制定出完善的清理方案，方案內(nèi)容應(yīng)包括往來賬清理的具體范圍、內(nèi)容、時(shí)間、注意事項(xiàng)等。方案必須具有可操作性，切忌空洞。

　　清理工作方案應(yīng)與成立的領(lǐng)導(dǎo)結(jié)構(gòu)和工作小組一起，作為公司的正式文件下發(fā)到各部門，以便大家遵照?qǐng)?zhí)行。

　　三應(yīng)收款項(xiàng)的清理

　　應(yīng)收款項(xiàng)主要包括應(yīng)收賬款、預(yù)付賬款和其他應(yīng)收款，因此清理工作也主要是圍繞這些會(huì)計(jì)科目進(jìn)行的。

　　(一)應(yīng)收賬款的清理

　　一般來說，應(yīng)收賬款是往來賬清理的重點(diǎn)和難點(diǎn)，作為債務(wù)單位有時(shí)不愿意給予配合。應(yīng)收賬款的清理工作應(yīng)有銷售部門積極配合，且應(yīng)與銷售部門的績(jī)效考核相聯(lián)系，否則有時(shí)該項(xiàng)將會(huì)很難開展。

　　應(yīng)收賬款清理按以下步驟進(jìn)行：

　　1. 財(cái)務(wù)部及時(shí)計(jì)算出正確的應(yīng)收賬款余額并制作出對(duì)賬函

　　財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)往來賬的會(huì)計(jì)，應(yīng)及時(shí)按照清理工作方案確定的時(shí)間點(diǎn)作出客戶應(yīng)收賬款賬務(wù)處理，并按公司標(biāo)準(zhǔn)格式分客戶制作出對(duì)賬函，然后由職務(wù)不相容的其他財(cái)務(wù)人員核對(duì)無(wú)誤后加蓋公司印章。

　　2. 及時(shí)發(fā)出對(duì)賬函，積極催促客戶回函

　　對(duì)于對(duì)賬函，根據(jù)具體情況分別以信函或?qū)Ｈ松祥T送達(dá)等方式發(fā)出。財(cái)務(wù)部將對(duì)賬函的發(fā)出情況及時(shí)通報(bào)給銷售部門，由銷售部門及時(shí)通知到各銷售人員，銷售人員必要時(shí)應(yīng)提醒催促客戶及時(shí)核對(duì)對(duì)賬函，商請(qǐng)客戶及時(shí)回函。

　　客戶如果是將確認(rèn)的對(duì)賬函直接交給銷售人員的，銷售人員應(yīng)在第一時(shí)間將回函交到公司財(cái)務(wù)部。

　　3. 財(cái)務(wù)部及時(shí)檢查回函情況

　　對(duì)于客戶回函，財(cái)務(wù)部應(yīng)及時(shí)檢查回函情況，一般有三種情況：一是回函了且確認(rèn)了對(duì)賬函的數(shù)據(jù);二是回函了但是不認(rèn)可對(duì)賬函的數(shù)據(jù);三是沒有回函。

　　財(cái)務(wù)部此時(shí)應(yīng)將工作重點(diǎn)放在第二種和第三種情況。

　　對(duì)于客戶已經(jīng)回函但是不認(rèn)可對(duì)賬函數(shù)據(jù)的，財(cái)務(wù)部應(yīng)先從企業(yè)內(nèi)部查明原因。對(duì)于這種情況，一般存在幾種可能：

　　1.將不屬于該客戶的應(yīng)收賬掛在了該客戶名下;

　　2.將該客戶前期回款錯(cuò)誤地記載了其他客戶名下;

　　3.客戶反饋支付了貨款，但是我方尚未收到;

　　4.客戶認(rèn)為對(duì)賬函中發(fā)生額對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)的計(jì)價(jià)錯(cuò)誤;

　　5.客戶反饋根本就沒有收到對(duì)賬函發(fā)生額對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)的貨物。

　　對(duì)于上述各種情況，應(yīng)一一查明，如屬于財(cái)務(wù)部?jī)?nèi)部賬務(wù)處理錯(cuò)誤的，應(yīng)及時(shí)按照財(cái)務(wù)部?jī)?nèi)部的錯(cuò)賬處理辦理就行糾正，但是也要注意糾正錯(cuò)賬給其他客戶回函帶來的錯(cuò)誤也要進(jìn)行分析。如果不是財(cái)務(wù)部?jī)?nèi)部賬務(wù)處理錯(cuò)誤引起的與對(duì)方不符的，需要從企業(yè)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分析并查明原因，重點(diǎn)檢查是否有舞弊發(fā)生。如客戶反饋已經(jīng)支付了貨款但是我方未收到的，需要查明對(duì)方的支付形式，是否存在銷售人員收取了現(xiàn)金等。對(duì)于客戶反饋根本就沒有收到的貨物，需要查明企業(yè)貨物發(fā)出的流程，檢查是公司自己送貨還是委托物流送貨，檢查客戶驗(yàn)收證明是否有偽造的嫌疑等。對(duì)于客戶反饋對(duì)賬函發(fā)生額對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)的計(jì)價(jià)錯(cuò)誤的，要查明是貨物短少引起還是貨物單價(jià)不符引起的，要與合同進(jìn)行核對(duì)，找到不符的癥結(jié)所在。

　　對(duì)于客戶根本就沒有回函的，需要查明：

　　1.該客戶是否真實(shí)存在;

　　2.該客戶目前的經(jīng)營(yíng)情況，是否已經(jīng)“人去樓空”;

　　3.該客戶是否收到我方的對(duì)賬函。

　　作為沒有回函或沒有積極回函的客戶，很多時(shí)候最容易發(fā)生呆壞賬就是這些客戶，同時(shí)也要檢查是否存在舞弊。如果經(jīng)查明客戶根本就不存在的，很顯然就是一起舞弊或詐騙，參與人員很可能就是公司的銷售人員等。如果存在詐騙或職務(wù)占用等刑事犯罪的，應(yīng)及時(shí)報(bào)警處理。對(duì)于客戶雖然是曾經(jīng)真實(shí)存在過，但是目前已經(jīng)“人去樓空”的，必要時(shí)也應(yīng)及時(shí)報(bào)警;雖然客戶未“人去樓空”，但是目前經(jīng)營(yíng)存在困難而無(wú)能力歸還貨款的，應(yīng)想方設(shè)法要求對(duì)方確認(rèn)對(duì)賬函和催欠，我方及時(shí)停止供貨;如果客戶雖然仍能聯(lián)系到，但是已經(jīng)倒閉或關(guān)門歇業(yè)，應(yīng)取得對(duì)方破產(chǎn)重組等相關(guān)資料。經(jīng)查明對(duì)方確實(shí)沒有收到我方對(duì)賬函的，應(yīng)及時(shí)重新發(fā)出并提醒對(duì)方注意查收并及時(shí)核對(duì)回杭，同時(shí)應(yīng)檢查上次對(duì)賬函發(fā)出的程序是否存在錯(cuò)誤或舞弊。

　　(二)預(yù)付賬款的清理

　　預(yù)付賬款的清理程序與應(yīng)收賬款基本一致，不再贅述，此處僅說明一下不同點(diǎn)。

　　預(yù)付賬款的發(fā)生一般是企業(yè)采購(gòu)緊俏物資、大型設(shè)備或?qū)Ψ教幱趬艛嗟匚坏劝l(fā)生定金、預(yù)付貨款等。清理檢查的重點(diǎn)要放在我方是否已經(jīng)收到貨物、對(duì)方是否按進(jìn)度開展業(yè)務(wù)等。同時(shí)檢查是否存在已經(jīng)收到貨物或業(yè)務(wù)已經(jīng)完成，對(duì)方已經(jīng)全額開具發(fā)票且我方已經(jīng)將剩余款項(xiàng)支付，但是會(huì)計(jì)在賬務(wù)處理時(shí)沒有沖銷預(yù)付賬款而是又掛了一筆應(yīng)付賬款。對(duì)于企業(yè)辦理的各種預(yù)存消費(fèi)卡的，要查明是否存在已經(jīng)消費(fèi)但是經(jīng)辦人沒有及時(shí)向?qū)Ψ剿魅“l(fā)票并報(bào)賬，比如加油卡上的款項(xiàng)已經(jīng)被車隊(duì)加油消費(fèi)但是車隊(duì)沒有及時(shí)去開發(fā)票并及時(shí)回來報(bào)賬。

　　(三)其他應(yīng)收款的清理

　　其他應(yīng)收款可以分為內(nèi)部和外部?jī)煞N情況，內(nèi)部的主要是公司內(nèi)部員工的借款、備用金等，外部的主要是各種保證金、押金等。

　　對(duì)于員工的各種欠款，要進(jìn)行分析，符合企業(yè)內(nèi)部規(guī)定的備用金可以繼續(xù)保留，對(duì)于因出差等借支款項(xiàng)必須及時(shí)報(bào)賬處理或歸還。對(duì)于員工的欠款，無(wú)論什么原因，都應(yīng)要求欠款員工簽字確認(rèn)。

　　對(duì)于外部的各種保證金、押金等，要檢查保證金和押金的收款憑證是否還在，同時(shí)檢查是否存在保證金和押金已經(jīng)到期而未進(jìn)行催收的情況。

　　(四)對(duì)應(yīng)收款項(xiàng)進(jìn)行賬齡分析，甄別出呆壞賬進(jìn)行必要的賬務(wù)處理

　　對(duì)于在應(yīng)收款項(xiàng)對(duì)賬清理過程中發(fā)現(xiàn)的各種問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分析，并對(duì)賬齡作出分析，甄別出可能存在的呆壞賬。根據(jù)企業(yè)財(cái)務(wù)管理制度，對(duì)呆壞賬應(yīng)及時(shí)作出會(huì)計(jì)處理，按照賬齡分析結(jié)果計(jì)提壞賬準(zhǔn)備。

　　四應(yīng)付款項(xiàng)的清理

　　應(yīng)付款項(xiàng)主要包括應(yīng)付賬款、預(yù)收賬款、其他應(yīng)付款等。

　　在中國(guó)目前的大環(huán)境下，債務(wù)人一般不會(huì)主動(dòng)去核對(duì)賬目，而是債權(quán)人主動(dòng)找債務(wù)人對(duì)賬，所以對(duì)于應(yīng)付款項(xiàng)的對(duì)賬更多是“姜太公釣魚愿者上鉤”坐等對(duì)方的對(duì)賬函。但是，財(cái)務(wù)人員要注意應(yīng)付款項(xiàng)會(huì)計(jì)科目的明細(xì)余額已經(jīng)是借方余額的情況，雖然是在負(fù)債科目下面但是實(shí)際上已經(jīng)變成了債權(quán)，應(yīng)按照應(yīng)收款項(xiàng)進(jìn)行對(duì)賬和清理。

　　對(duì)于應(yīng)付款項(xiàng)的清理，也還是有財(cái)務(wù)人員主動(dòng)作為的地方：

　　1.檢查是否存在長(zhǎng)期掛賬且確實(shí)無(wú)法支付的款項(xiàng);

　　2.檢查會(huì)計(jì)上雖然是記在應(yīng)付款項(xiàng)科目下面，但是稅務(wù)上可能涉及需要確認(rèn)應(yīng)稅收入的情況。

　　對(duì)于被動(dòng)對(duì)賬的，也應(yīng)高度重視，作為檢查應(yīng)付款項(xiàng)是否正確的手段。對(duì)于通過對(duì)方對(duì)賬函發(fā)現(xiàn)與我方賬務(wù)不符的，需要查明原因，如是我方錯(cuò)誤所致，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行錯(cuò)賬調(diào)整;如是在途貨物尚未入庫(kù)的，也應(yīng)查明原因并在回函中進(jìn)行必要的說明;如是采購(gòu)人員利用職務(wù)之便以公司名義向供應(yīng)商私自賒欠貨物的，應(yīng)追究采購(gòu)人員責(zé)任。

　　五寫出往來賬清理的總結(jié)分析報(bào)告和處理申請(qǐng)

　　往來賬清理完成后應(yīng)及時(shí)總結(jié)和分析，并寫出總結(jié)分析報(bào)告。對(duì)于在清理過程發(fā)現(xiàn)的問題要查明原因并歸納總結(jié)，對(duì)于因企業(yè)內(nèi)部控制薄弱造成的，應(yīng)提出修改意見;對(duì)于清理過程中發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤或舞弊，應(yīng)提出處理意見。

　　對(duì)于往來賬清理發(fā)現(xiàn)的呆壞賬或長(zhǎng)期掛賬且無(wú)法支付的應(yīng)付款項(xiàng)，應(yīng)提出核銷的處理意見，按照公司分級(jí)授權(quán)管理原則提請(qǐng)審批，以便及時(shí)作出賬務(wù)處理。

　　往來賬清理結(jié)果應(yīng)作為企業(yè)相關(guān)部門績(jī)效考核的重要組成部分或參考指標(biāo)。

　　六往來賬清理后的財(cái)稅處理

　　(一)會(huì)計(jì)處理：

　　1. 根據(jù)賬齡分析計(jì)提壞賬準(zhǔn)備

　　借：資產(chǎn)減值準(zhǔn)備(或管理費(fèi)用—壞賬損失)

　　貸：壞賬準(zhǔn)備

　　2. 批準(zhǔn)核銷呆壞賬：

　　借：壞帳準(zhǔn)備

　　貸：應(yīng)收帳款等

　　3. 批準(zhǔn)核銷長(zhǎng)期掛賬確實(shí)無(wú)法支付的應(yīng)付款項(xiàng)：

　　借：應(yīng)付賬款等

　　貸：營(yíng)業(yè)外收入

　　4. 同一客戶(供應(yīng)商)在不同會(huì)計(jì)科目下面均掛有往來賬的處理

　　對(duì)于同一客戶(供應(yīng)商)在會(huì)計(jì)賬目上最好僅保留一個(gè)戶頭，不同科目下多處掛賬容易形成虛增資產(chǎn)和虛增債務(wù)。因此，在清理中發(fā)現(xiàn)同一客戶(供應(yīng)商)在不同會(huì)計(jì)科目下掛有往來賬的，應(yīng)盡可能調(diào)整至同一科目下面。

　　對(duì)于既是客戶又是供應(yīng)商的，如有可能雙方可以簽署相互抵賬協(xié)議，雙方按抵銷后的凈額支付，然后把該客戶的應(yīng)收應(yīng)付的往來賬進(jìn)行抵銷合并。

　　(二)稅務(wù)處理

　　1. 核銷長(zhǎng)期掛賬確實(shí)無(wú)法支付的應(yīng)付款項(xiàng)，應(yīng)計(jì)入企業(yè)所得稅應(yīng)稅收入，會(huì)計(jì)上計(jì)入“營(yíng)業(yè)外收入”，二者一致，無(wú)須調(diào)整。

　　2.會(huì)計(jì)上計(jì)提的壞賬準(zhǔn)備，僅限于國(guó)務(wù)院財(cái)稅主管部門特許金融機(jī)構(gòu)壞賬準(zhǔn)備的可以稅前扣除外，其余壞賬準(zhǔn)備一律不得稅前扣除，應(yīng)做應(yīng)按稅額調(diào)增處理。

　　3.確實(shí)發(fā)生呆壞賬損失的，應(yīng)按照《企業(yè)資產(chǎn)損失所得稅稅前扣除管理辦法》(國(guó)家稅務(wù)總局公告2011年第25號(hào))要求準(zhǔn)備相關(guān)證據(jù)，并出具專項(xiàng)報(bào)告，然后按照稅務(wù)規(guī)定進(jìn)行稅前扣除申報(bào)。